راهنمای انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون فرایند: از انتخاب درست تا اجرای موفق
اتوماسیون فرآیندهای سازمان (Process Automation) ابزاری عملیاتی است که سازمان‌ها و کسب‌وکارها برای حذف کارهای تکراری، کاهش خطاهای انسانی در مجموعه به آن روی می‌آورند. انتخاب نرم‌افزار مناسب برای کسب‌وکار، به همان اندازه خود اتوماسیون فرایند اهمیت دارد.
بسیاری از پروژه‌های اتوماسیون برای کسب‌وکارهای مختلف، نه به دلیل ضعف در فناوری آن، بلکه به دلیل انتخاب نادرست هدف و ابزار با شکست مواجه می‌شوند. مدیران و تصمیم‌گیران هر مجموعه باید بدانند چه فرآیندهایی نیاز به خودکارسازی دارند و چه نوع نرم‌افزار و فرایند اتوماسیون به آن‌ها کمک می‌کند.
کدام فرایندهای سازمانی ارزش اتوماسیون دارند؟
دقت داشته باشید که همه فرایندها قابلیت خودکارسازی ندارند و انتخاب نادرست تنها هزینه اضافی و اتلاف زمان را در پی دارد، در واقع اولین گام برای رسیدن به هدف آن است که باید مشخص کنیم که اساساً اتوماسیون چه کاری را می‌خواهیم به نرم‌افزار بسپاریم.
چهار ویژگی فرایند مناسب اتوماسیون
فرآیندهایی که بهترین بازدهی را برای اتوماسیون و خودکارسازی دارند، از ویژگی‌های زیر برخوردارند:
فرآیندی که تکراری باشد و روزانه ده‌ها یا صدها بار تکرار می‌شود، ارزش خودکارسازی و اتوماسیون دارد.
فرایند ساختار مشخص و مبتنی بر قانون داشته باشد.
در فرایند اطلاعاتی که در قالب فرم، پایگاه‌داده یا فایل قابل پردازش وجود داشته باشد.
فرآیندی که در بیش از ۸۰ درصد موارد مسیر یکسانی را طی می‌کند، گزینه مناسبی برای خودکارسازی است.
این نکته را در نظر بگیرید که فرآیندهایی که نیاز به دخالت انسانی پیچیده، یا اعمال خلاقیت یا مدیریت استثناهای فراوان دارند را نمی‌توان خودکارسازی نمود. فرآیندی که کارکنان از انجامش خسته شده‌اند و تکراری است، خطاهای فرایند قابل اندازه‌گیری است و نتیجه اتوماسیون این فرایند در کوتاه‌مدت قابل مشاهده باشد، گزینه مناسبی برای اتوماسیون است.
انواع نرم‌افزار اتوماسیون: کدام ابزار برای کدام فرایند؟
در بازار نرم‌افزارهای اتوماسیون با طیف وسیعی از انواع مختلف که همگی خود را راهکار اتوماسیون و خودکارسازی می‌نامند، مواجه هستیم، اما در عمل بین قابلیت‌های آن‌ها بسیار تفاوت است. در ادامه به معرفی برخی از آن‌ها خواهیم پرداخت:
RPA نرم‌افزاری است که در آن اقدامات کاربر انسانی در سطح رابط کاربری شبیه‌سازی می‌شود، مانند بسیاری از فرایندها نظیر کلیک کردن، تایپ کردن، کپی کردن اطلاعات از یک سیستم به سیستم دیگر. از مزایای اصلی RPA آن است که بدون نیاز به تغییر زیرساخت‌های فناوری اطلاعات موجود کار می‌کند. محدودیت RPA آن است که این ابزارها به اندازه انسان انعطاف‌پذیر نیستند و اگر استثنایی رخ دهد، نرم‌افزار متوقف می‌گردد.
نرم‌افزار BPMS یک مدیر فرآیند است و کل جریان کار را از ابتدا تا انتها هماهنگ می‌کند. شامل موتور گردش کار، طراحی فرم، مدیریت قوانین و ابزارهای تحلیلی است. BPMS برای فرایندهای بین‌دپارتمانی نظیر فرآیند استخدام کارایی دارد. چنین فرآیندی را با یک ربات ساده نمی‌توان خودکار کرد و نیاز به یک موتور گردش کار است.
نرم‌افزار آماده یا اختصاصی؟ تصمیم کلیدی سازمان شما
از مهم‌ترین تصمیم‌های هر کسب‌وکار برای اتوماسیون، خرید نرم‌افزار آماده یا راهکار اختصاصی برای تولید نرم‌افزار است. در هر دو انتخاب، مزایا و معایب کار متفاوت است.
نرم‌افزار آماده در زمان کوتاه‌تری قابل استفاده است، همچنین هزینه اولیه کمتری دارد و نگهداری آن نیز بر عهده فروشنده است. با این وجود نقطه ضعف نرم‌افزار آماده آن است که ممکن است نتواند با فرآیندهای منحصربه‌فرد یک مجموعه سازگاری داشته باشد، همچنین ممکن است در بلندمدت هزینه اشتراک استفاده از چنین نرم‌افزاری بالا باشد.
این در حالی است که در نرم‌افزار اختصاصی متناسب با نیاز یک کسب‌وکار و فرایندهای موجود در آن، نرم‌افزار تولید شده و نیازمند تیم فنی، زمان توسعه و بودجه نگهداری مستمر است. اگر فرآیند موجود در هر کسب‌وکار، استاندارد باشد و شبیه فرایندهای تکراری در بازار باشد، نرم‌افزار آماده انتخاب بهتری است، اما اگر فرآیند شما بخشی از مزیت رقابتی سازمان باشد و نتوان آن را با قالب‌های آماده تطبیق داد، نرم‌افزار اختصاصی گزینه مناسبی است.
هفت معیار انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون
با توجه به مطالبی که در مورد انواع نرم‌افزارها بیان شد، وقت آن است که معیارهای ارزیابی برای انتخاب نرم‌افزار مناسب را مشخص کنیم. برخی از این معیارها را در ادامه معرفی می‌کنیم:
اگر پیچیده‌ترین نرم‌افزار برای یک مجموعه تهیه شود، اما کارکنان از آن نتوانند استفاده کنند، تولید و استفاده از چنین نرم‌افزاری بی‌فایده است. نرم‌افزار باید رابط کاربری مناسب، امکان طراحی فرآیند و تمامی منابع آموزشی و پشتیبانی فنی را داشته باشد.
نرم‌افزار اتوماسیون باید با سیستم‌های موجود سازمان نظیر حسابداری، فروش، منابع انسانی و... ارتباط برقرار کند. بنابراین وجود API استاندارد، کانکتورهای آماده برای نرم‌افزارهای پرکاربرد و امکان اتصال به پایگاه‌داده از جمله امکاناتی است که باید در تهیه این نرم‌افزارها بدان توجه گردد.
شاید در ابتدا فرآیندهای هر کسب‌وکاری کوچک باشد، اما در آینده این فرایندها رشد کرده و باید نرم‌افزاری انتخاب کنید که بتواند با رشد و گستردگی هر کسب‌وکار بهینه گردد. مقیاس‌پذیری هم به ظرفیت فنی و هم به مدل قیمت‌گذاری مربوط می‌شود.
بسیاری از فرآیندها با داده‌های حساس سر و کار دارند، از جمله اطلاعات مشتریان، اسناد مالی، داده‌های پرسنلی، بنابراین انتخاب نرم‌افزار باید به سبکی باشد که کنترل دسترسی مبتنی بر نقش کاربران فراهم باشد. همچنین رمزنگاری داده‌ها و گزارش‌های حسابرسی (audit trail) به سبک مناسبی پیاده‌سازی شده باشد.
قیمت خرید یا اشتراک، تنها هزینه شما نیست. شما باید هزینه‌های پیاده‌سازی، آموزش، سفارشی‌سازی، نگهداری و ارتقاء نرم‌افزار را نیز در نظر بگیرید. هزینه کل مالکیت (Total Cost of Ownership) در یک مدت زمان سه تا پنج ساله برای استفاده از نرم‌افزار است.
اگر نرم‌افزار شما از زبان فارسی و تقویم شمسی به‌طور بومی پشتیبانی نکند، برای کاربران مشکلاتی به همراه دارد، در واقع کاربران مجبور خواهند بود با یک رابط کاربری انگلیسی یا بهره‌گیری از تاریخ میلادی کار کنند که این امر احتمال خطا را افزایش می‌دهد. بنابراین حتماً بررسی کنید که آیا فروشنده نسخه فارسی‌سازی‌شده و بومی نرم‌افزار را ارائه می‌دهد.
چهار اشتباه رایج در انتخاب نرم‌افزار اتوماسیون
از انتخاب نرم افزار اتوماسیون و خودکارسازی تا اجرا
اولین گام برای اتوماسیون فرایند، انتخاب نرم‌افزار است، در واقع انتخاب نوع نرم‌افزار نیمی از کار است و نیم دیگر آن اجرای درست فرایند اتوماسیون است. دقت داشته باشید که یک مسیر منطقی برای مجموعه‌های کسب‌وکار و سازمان‌ها برای اتوماسیون عبارت است از:
باید در ابتدا فهرستی از فرآیندهای مهم در هر سازمان و مجموعه کسب‌وکار تهیه کنید و برای هر کدام اطلاعات کافی نظیر چند بار در ماه این فرایند اجرا می‌شود، چه کسانی در آن دخیل هستند، چقدر زمان تا فرایند انجام شود و چه میزان خطا در اجرای فرایند وجود دارد.
در بین فرایندها در گام اول یکی را انتخاب کنید که هم ساده باشد و نتیجه‌اش دیده شود. به عنوان مثال فرآیند تأیید مرخصی، ورود اطلاعات فرم‌های مشتریان یا ارسال خودکار فاکتورها نمونه‌های خوبی برای شروع اتوماسیون هستند.
پس از انتخاب یک نرم‌افزار، یک دموی اختصاصی بخواهید تا بفهمید نرم‌افزار چگونه فرآیند شما را اجرا می‌کند.
نرم‌افزار را در مقیاس کوچک مستقر کنید و قبل و بعد از اتوماسیون را اندازه بگیرید، تا ببینید زمان اجرای فرآیند چقدر کاهش یافته است؟ نرخ خطا چه تغییری کرده است؟ رضایت کاربران چگونه است؟
پس از موفقیت نرم‌افزار کوچک، باید فرآیندها یکی یکی به آن اضافه گردد. برای این امر باید از داده‌های جمع‌آوری‌شده برای بهبود مستمر فرآیندها استفاده کرد.
نتیجه‌گیری
اتوماسیون و خودکارسازی فرآیند کسب‌وکار، تنها زمانی که به درستی انتخاب و اجرا گردد، می‌تواند بهره‌وری سازمان را به‌طور محسوس افزایش دهد. کلید موفقیت اتوماسیون و خودکارسازی فرایند انتخاب نرم‌افزاری است که با فرآیندها، سیستم‌ها و فرهنگ سازمان و مجموعه کسب‌وکار هماهنگ باشد.
پیش از سفارش چنین نرم‌افزاری باید فرآیندهای خود را بشناسید و معیارهای واقعی و مورد نیاز را از قابلیت‌های تبلیغاتی جدا کنید. دقت داشته باشید که اتوماسیون با رویکردی مرحله‌ای و مبتنی بر اندازه‌گیری، از یک هزینه فناوری به یک سرمایه‌گذاری بازگشت‌پذیر تبدیل می‌شود.
